ショートQ&Aコーナー
- Q：生成AIでメールを作成する方法は？
A：目的に合ったツールを選んでプロンプトを入力する。 - Q：メール業務に使える生成AIツールは？
A：ChatGPT・Gemini・Copilotは基本無料で使える。 - Q：生成AIをメール作成に使うメリットは？
A：時間を大幅に短縮できたり文章の質を向上させられたりなど。 - Q：生成AIをメール作成に使う際の注意点は？
A：機密情報や個人情報は入力しないことやファクトチェックを必ず行うことなど。 - Q：生成AIによるメール作成の質を高めるコツは？
A：テンプレート作成を指示したり指示と条件を分けて情報を整理したりなど。
毎日のメール作成、もっと速く、そして質の高いものにしたいと思いませんか？
そんなあなたの悩みを、生成AIが解決してくれるかもしれません。
この記事では、AIにメールの「テンプレート」を作らせる具体的なプロンプト例から、安全に使うための注意点、コツまでを網羅的に解説します。
あなたもAIを賢いアシスタントにして、面倒なメール業務から解放されましょう。
さっそく、生成AIでメールを作成するステップから解説します。
目次
生成AIでメールを作成する4ステップ
生成AIを使ってメールを作成するプロセスは、決して難しいものではありません。
しかし、その効果を最大限に引き出すためには、いくつかの基本的なステップを踏むことが重要です。
ここでは、初心者の方でも迷わず実践できる、生成AIによるメール作成の基本的な流れを紹介します。
生成AIでメールを作成する4ステップ
各ステップを順番にチェックしていきましょう。
ステップ1：目的に合った生成AIツールを選ぶ
まず、あなたの目的に合った生成AIツールを選びましょう。
なぜなら、生成AIツールにはそれぞれ特徴があり、得意な分野が異なるためです。
例えば、汎用的な文章作成に強いツールや、普段使っているメールソフトに組み込まれているツールなど、選択肢は多岐にわたります。
したがって、自分にとって最も使いやすいツールを選ぶことが、メール作成を効率化する最初の重要な一歩となります。
ステップ2：作成したいメールの指示（プロンプト）を入力する
次に、どのようなメールを作成したいのか、具体的な指示を生成AIに入力します。
この指示は「プロンプト」と呼ばれ、生成されるメールの品質を直接左右する、非常に重要な工程です。
誰に、何を伝え、どのような印象を与えたいのかといった情報を、具体的かつ明確に記述する必要があります。
質の高いメールを生成AIに作ってもらうためにも、丁寧なプロンプト作成を心がけましょう。
ステップ3：生成された文章を確認・修正する
生成AIがメール文章を出力したら、必ず自分の目で内容を確認し、必要に応じて修正してください。
生成AIは非常に優秀ですが、常に完璧な文章を作成するわけではないためです。
時には、不自然な表現や事実と異なる情報、失礼な言い回しが含まれている可能性も否定できません。
そのため、生成AIの提案を鵜呑みにせず、最終的な品質は人間が担保するという意識を持つことが大切です。
ステップ4：送信前の最終チェックを忘れずに
最後に、完成したメールを送信する前には、必ず最終チェックを行いましょう。
これは、宛先や件名、本文や添付ファイルなどに間違いがないかを確認する、基本的なビジネスマナーです。
特に、生成AIを使った場合は、意図しない敬称の間違いなどが残っている可能性もあります。
この一手間を惜しまないことが、ビジネスにおけるあなたの信頼を守ることにつながるのです。
メール業務に無料で使える生成AIツール3選
「まずは生成AIを試してみたい」と考えている方も多いでしょう。
幸いなことに、現在では無料で利用できる高性能な生成AIツールがいくつか存在します。
ここでは、特にメール作成業務で役立つ、代表的な無料の生成AIツールを紹介するので、ぜひ活用してみてください。
メール業務に使える生成AIツール
それぞれチェックしていきましょう。
ツール1：ChatGPT（OpenAI）
参考：https://chatgpt.com/
ChatGPTは、OpenAI社が開発した、世界で最も有名といえる生成AIの一つです。
その大きな魅力は、まるで人間と対話しているかのような、自然で直感的な操作性にあります。
ビジネスメールの作成はもちろん、アイデアの壁打ちや文章の要約など、幅広い用途に活用できるでしょう。
無料プランでも十分に高機能なので、生成AIによるメール作成を体験する第一歩として適しています。
ツール2：Gemini（Google）
参考：https://gemini.google.com/app?hl=ja
Geminiは、検索エンジン最大手のGoogleが開発した生成AIです。
Googleの持つ膨大な情報処理能力を活かし、最新のトピックに関するメールや、より創造性が求められる文章の作成を得意としています。
GmailなどのGoogleサービスとの連携も進んでおり、今後のさらなる機能拡張が期待されます。
そのため、リアルタイムの情報を含んだメールを作成する際に、特に力を発揮するツールです。
ツール3：Copilot（Microsoft）
参考：https://copilot.microsoft.com/
Copilotは、Microsoft社が提供する生成AIアシスタント機能です。
無料版のCopilotは、Web検索と連携した高性能なチャット機能を提供しており、情報収集や文章作成に活用できます。
一方、Outlookと深く連携し、メールの要約や返信ドラフトを自動作成するような高度な機能は、主に法人向けの有料プラン「Copilot for Microsoft 365」で利用可能です。
目的に応じてプランを検討しましょう。
【シーン別】コピペで使える生成AIのメール作成プロンプト例5選
ここでは、AIにメールの「テンプレート」を作成させるためのプロンプト例を5つのシーン別に紹介します。
生成AIのメール作成プロンプト例
これらのプロンプトには、一切の機密情報を含んでいません。
生成AIが出力したテンプレートに、あなた自身の情報を追記してメールを完成させてください。
プロンプト例1：【お礼】丁寧さが伝わる感謝のメール
お礼のメール作成に使えるプロンプト例です。
打ち合わせや面談の後、迅速に感謝を伝えることは、良好なビジネス関係を築くうえで非常に重要。
以下は、丁寧さと誠実さが伝わるお礼メールのテンプレートを作成するプロンプトです。
# 指示
ビジネスで使える「打ち合わせ後のお礼メール」のテンプレートを作成してください。
# 条件
・丁寧で誠実な印象を与えること。
・打ち合わせの内容を簡潔に振り返るための空欄を設けること。
・次回の約束やアクションについて触れるための空欄を設けること。
・宛名、自分の署名、打ち合わせの日時などは、読者が後から追記できるよう、分かりやすい記号（例：【】）で示してください。
このプロンプトを実行すると、必要な箇所が空欄になったお礼メールの雛形が生成されます。
打ち合わせの内容や次回の約束を具体的に追記して、あなただけの一通を完成させましょう。
プロンプト例2：【謝罪】誠意が伝わるお詫びのメール
謝罪メールの作成に使えるプロンプト例です。
万が一のトラブルの際には、迅速かつ誠実な謝罪が求められます。
このプロンプトは、状況を正確に伝え、誠意を示すためのお詫びメールのテンプレートを生成します。
# 指示
ビジネスで使える「納期遅延のお詫びメール」のテンプレートを作成してください。
# 条件
・誠意が伝わる、非常に丁寧な言葉遣いであること。
・遅延する製品名、当初の納期、変更後の納期を記載するための空欄を設けること。
・遅延理由と今後の対応を記載するための空欄を設けること。
・宛名や署名は、読者が後から追記できるよう、分かりやすい記号（例：【】）で示してください。
生成されたテンプレートに、具体的な状況と今後の対応策を丁寧な言葉で埋めることで、相手の不安を和らげるお詫びメールを作成できます。
プロンプト例3：【依頼】相手に快く引き受けてもらうお願いメール
依頼時のメール作成に使えるプロンプト例です。
他部署の同僚など、相手に気持ちよく協力してもらうためには、依頼の背景と目的を明確に伝えることが大切です。
以下のプロンプトで、丁寧な依頼メールの基本形を作成しましょう。
# 指示
ビジネスで使える「他部署の同僚へ資料のレビューを依頼するメール」のテンプレートを作成してください。
# 条件
・相手への敬意が伝わる、丁寧な言葉遣いであること。
・依頼する資料名、確認してほしい箇所、依頼の背景などを記載するための空欄を設けること。
・返信期限を記載するための空欄を設けること。
・宛名や署名は、読者が後から追記できるよう、分かりやすい記号（例：【】）で示してください。
このテンプレートをベースに、相手への感謝や敬意をあなた自身の言葉で加えることで、より快く協力してもらえる依頼メールになります。
プロンプト例4：【日程調整】スムーズに進むアポイント調整メール
日程調整のメール作成に使えるプロンプト例です。
ビジネスにおける日程調整は、迅速かつ正確に行いたいものです。
このプロンプトは、複数の候補日を提示する、一般的で分かりやすい日程調整メールのテンプレートを作成します。
# 指示
ビジネスで使える「打ち合わせの日程調整メール」のテンプレートを作成してください。
# 条件
・簡潔で分かりやすいこと。
・打ち合わせの議題や所要時間を記載するための空欄を設けること。
・こちらから複数の候補日時を提示するための空欄を設けること。
・宛名や署名は、読者が後から追記できるよう、分かりやすい記号（例：【】）で示してください。
生成されたテンプレートの候補日時を埋めるだけで、相手が返信しやすい調整メールがすぐに完成します。
プロンプト例5：【営業】開封される件名と心を掴む営業メール
営業メールの作成に使えるプロンプト例です。
新規顧客へのアプローチでは、数多くのメールの中から開封してもらい、興味を引くことが最初の関門でしょう。
以下は、件名から工夫された営業メールの構造をAIに作らせるプロンプトです。
# 指示
新規顧客開拓のための「営業メール」のテンプレートを作成してください。件名も3パターン提案してください。
# 条件
・プロフェッショナルでありながら、熱意が感じられるトーンであること。
・相手の事業への関心を示す冒頭部分を設けること。
・自社サービスが相手の課題解決にどう貢献できるかをアピールする本文の構成にすること。
・具体的なサービス名や強み、実績などは、読者が後から追記できるよう、分かりやすい記号（例：【】）で空欄にしてください。
・最終的な目的（オンラインデモなど）を促すための空欄を設けること。
AIが提案する件名と本文の骨子を参考に、あなたのサービスの具体的な魅力を加えることで、相手の心に響く営業メールを作成できます。
生成AIをメール作成に活用するメリット3選
生成AIをメール作成に活用することは、単なる流行ではありません。
そこには、日々の業務を大きく変える、明確で実践的なメリットが存在します。
ここでは、生成AIを導入することで得られる代表的な3つのメリットについて解説します。
生成AIをメール作成に活用するメリット
それぞれみていきましょう。
メリット1：メール作成にかかる時間を大幅に短縮する
生成AIをメール作成に活用するメリット1つ目は、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できることです。
これまで一件一件考えて入力していた定型的な返信や報告メールを、生成AIは数秒で書き上げてくれます。
例えば、複雑な内容のメールでも、要点を伝えるだけで適切な下書きを作成してくれます。
その結果、あなたはより創造的で重要な業務に集中できるようになるでしょう。
メリット2：文章の質を向上させ表現を均一化する
生成AIをメール作成に活用するメリット2つ目は、文章の質を向上させ表現を均一化できることです。
人間が書くと、その日の体調や気分によって文章の質に波が出ることがあります。
しかし、生成AIを使えば、常に文法的に正しく、丁寧な言葉遣いのメールを作成できます。
これにより、誰が書いても一定の品質を保った、プロフェッショナルな対外コミュニケーションが実現可能です。
メリット3：多言語でのメール作成にも対応できる
生成AIをメール作成に活用する際のメリット3つ目は、多言語でのメール作成にも対応できることです。
多くの生成AIツールは高度な翻訳機能を備えており、日本語で書いた指示をもとに、自然な英語や中国語のビジネスメールを作成できます。
海外の取引先とのコミュニケーションにおいて、言語の壁を感じることなく、迅速かつ的確なやり取りが実現します。
これは、グローバルにビジネスを展開するうえで大きな強みとなるでしょう。
生成AIをメール作成に活用する際の注意点3選
生成AIは非常に便利なツールですが、使い方を誤ると情報漏えいや信用の失墜といった重大な問題につながる可能性があります。
メリットを享受するためには、そのリスクも正しく理解しておくことが不可欠です。
ここでは、生成AIでメールを作成する際に、必ず守るべき3つの注意点を説明します。
生成AIをメール作成に活用する際の注意点
順番にチェックしていきましょう。
注意点1：機密情報や個人情報は絶対に入力しない
生成AIをメール作成に活用する際の注意点1つ目は、機密情報や個人情報は絶対に入力しないことです。
生成AIへのプロンプトには、会社の機密情報や顧客の個人情報を絶対に入力しないでください。
特に、無料の生成AIツールでは、入力した情報がAIの学習データとして利用され、意図せず外部に漏えいするリスクがあります。
一方で、法人向けの有料プランでは、入力データが学習に使われないことが保証されている場合も多いです。
利用するツールの規約やセキュリティポリシーを必ず確認し、ツールの特性を理解したうえで利用しましょう。
注意点2：事実確認（ファクトチェック）を必ず行う
生成AIをメール作成に活用する際の注意点2つ目は、事実確認（ファクトチェック）を必ず行うことです。
生成AIが生成した文章に含まれる事実は、必ず一次情報にあたって確認する習慣をつけましょう。
生成AIは、時として、もっともらしい嘘の情報を生成することがあり、これはハルシネーションとして知られています。
例えば、存在しない法律や過去のデータなどを引用してしまうケースです。
誤った情報に基づいてメールを送信してしまうと、あなたの会社の信用問題に発展しかねません。
注意点3：感情やニュアンスは人間が最終調整する
生成AIをメール作成に活用する際の注意点3つ目は、感情やニュアンスは人間が最終調整することです。
生成AIは丁寧な文章を作成できますが、心からのお詫びや感謝といった、深い感情を完全に表現することはまだ難しいです。
AIが作成した文章をベースにしつつ、最後の仕上げとして、あなた自身の言葉で感情を添えることが、良好な人間関係を築くうえで重要になります。
生成AIをメール作成に活用するコツ3選
生成AIを使いこなすためには、基本的な使い方に加え、より質の高い出力を引き出すためのコツを知っておくと便利です。
同じツールを使っていても、プロンプトの工夫次第で生成されるメールの品質は大きく変わります。
ここで紹介する3つのコツは、すべて「プロンプト例」で実践しているテクニックです。
生成AIをメール作成に活用するコツ
それぞれ確認しましょう。
コツ1：「テンプレート作成」を指示して目的を明確にする
生成AIによるメール作成の質を高めるコツ1つ目は、「テンプレート作成」を指示して目的を明確にすることです。
単に「メールを書いて」と指示するのではなく、「プロンプト例」のように「〇〇のテンプレートを作成してください」と指示しましょう。
これにより、AIは何をゴールとして文章を生成すれば良いかを正確に理解し、後から追記しやすい汎用的な雛形を出力してくれます。
コツ2：指示と条件を分けて情報を整理する
生成AIによるメール作成の質を高めるコツ2つ目は、指示と条件を分けて情報を整理することです。
プロンプトが長文になると、AIが指示を誤解する可能性があります。
そこで「プロンプト例」のように、「# 指示」で目的を伝え、「# 条件」で守ってほしいルールを箇条書きにするのがおすすめです。
このように情報を整理することで、AIはあなたの要望を一つひとつ正確に反映しやすくなります。
コツ3：複数パターンの出力を求めて選択肢を増やす
生成AIによるメール作成の質を高めるコツ3つ目は、複数パターンの出力を求めて選択肢を増やすことです。
自分だけでは思いつかないような表現やアイデアを引き出したい場合、AIに複数のパターンを出力させるのが有効です。
プロンプト例の営業メールで「件名も3パターン提案してください」と指示しているのがこのテクニックです。
件名や冒頭の挨拶文など、バリエーションが欲しい部分で複数パターンの出力を指示することで、より効果的な表現を選べます。
生成AIの本格的な業務活用なら専門家への相談もおすすめ
生成AIを個人のメール作成に利用するだけでなく、チームや組織全体での業務効率化ツールとして本格的に導入したい場合は、専門家への相談もおすすめです。
専門家は、自社の状況に合わせた最適なツールの選定や、効果的なプロンプトの開発など、多角的にサポートしてくれます。
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重要なのは、AIに全てを任せるのではなく、AIを「賢いアシスタント」として使いこなすという視点を持つことです。
本記事で紹介した内容を参考に、まずは一つ、プロンプト例を試すことから始めてみてください。
そして、もし生成AIを本格的に活用したいなら、専門家への相談もおすすめです。
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生成AIでのメール作成に関するよくある質問
最後に、生成AIでのメール作成に関するよくある質問を紹介します。
AIが作成したメールは、相手にAIだとバレますか？
AIが作成したメールをそのまま送信すると、AIで作成したと思われる可能性はあるでしょう。とはいえ、プロンプトを工夫したり、人間が最終的な手直しを加えたりすることで、バレにくくすることはできます。大切なのはAIだとバレるかどうかではなく、内容が正確で、相手に意図がきちんと伝わる高品質なメールであるかどうかでしょう。
メール作成が無料でできるAIツールはありますか？
はい、あります。この記事の「メール業務に無料で使える生成AIツール」で紹介したChatGPT・Gemini・Copilotなどは、無料プランでもメール作成に十分活用できます。ただし、無料プランの場合は、機能や一日に利用できる回数に制限がある場合もあるので、各ツールの公式サイトで詳細を確認するようにしましょう。
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